～変革の時～　
ＹＣＡマネジメントスクールⅠ 第４回

本日午前７時より、ＹＣＡマネジメントスクールⅠが開催された。最後まで高いモチベーションで議論が展開した。

前半の内容は、事前に出した課題（宿題）で「時間管理」の発表討議であった。

予め各参加者が重要性と緊急性の時間管理マトリックスを作成し、その改善や見直しをすべき項目についての解決方法等を発表する形式をとった。自身における時間の棚卸を行う機会や習慣がないためか、全般的に区分の仕方が曖昧であった。

重要性及び緊急性の理解が浅い場合において、自身が第二領域だと考えている項目は、実は第一領域や第三領域であることが多い。また、時間管理は、目標達成と目標達成能力との配分バランスを重視しなければならず、いずれも重要性は高いが、緊急性を持たせずに計画的に実行することで第二領域となり、投資効果を飛躍的に向上させる。

第二領域とは、重要性は高いが緊急性がないものであり、自ら自発性を持って働きかけなければ実行できない領域（読書、自己啓発の学習、人材開発、運動、人間関係、改善活動、健康管理など）である。

第一領域(重要性が高くて緊急性があるもの)は黙っていても向こうから働きかけてくるため、ビジネスパーソンは大半の時間を費やすが、効果性は相対的に低いことを自覚すべきである。

第二領域に対して積極的に投資することで、第一領域が縮小し、結果として螺旋状の成長曲線を描くことができる。緊急性がないことを習慣化するためには、深い動機づけ及び理由づけ並びに継続させるための仕組みづくりが必要である。

後半のテーマは「スピードアップ」であった。

効率的な働き方を追求していくとスピードアップが欠かせない。仕事のできるビジネスパーソンは段取りがよい。仕事の優先付け、細切れ時間の活用、メールや電話等の使い分け、集中できる時間や集中できる仕事の把握、報連相の能動的運用など様々な工夫を凝らしている。これらの定期的な改善や見直しは第二領域の活動であり、教育訓練等により、組織的に共有化できる仕組みを構築すべきである。

人間は集中できる時間に限界があるため、１日当たりや１時間当たりの量的または質的な目標(標準時間等)を設定することで飛躍的に生産性が向上する。多くのビジネスパーソンが受動的に仕事をこなしているが、効率を強く意識して、段取りよく行うことで従来における業務時間を半分以下に短縮させることは決して難しくないことだ。

その短縮により削減できた時間を第二領域に投資することで受動的な作業ではない、能動的な本来の役割に徹することができ、自身の螺旋状の成長曲線を実感することであろう。